MENETAPKAN KEBUTUHAN BAHAN DAN ALAT KEARSIPAN

         a. pengertian arsip

      Secara etimologi kata “arsip” berasal dari :

1.     Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu

2.    Bahasa Latin, yaitu felum (bundle) yang artinya tali atau benang

3.    Bahasa Inggris, yaitu archieve artinya kumpulan warkat;”record” artinya catatan; dan “file” artinya sekumpulan informasi/warkat

4.    Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat

5.    Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat

Dari pengertian di atas, arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media computer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

         B. SYARAT-SYARAT ARSIP

Syarat-syarat arsip : 

1.     Mempunyai arti

2.    Mempunyai kegunaan

3.    Disimpan dengan teratur

          C. JENIS-JENIS ARSIP

1.     Jenis arsip berdasarkan bentu fisiknya

a.    Arsip berbentuk lembaran

b.    Arsip tidak berbentuk lembaran

2.    Jenis arsip berdasarkan masalahnya

a.    Financial record

b.    Inventory record

c.    Personal record

d.    Sales record

e.    Production record

3.    Jenis arsip berdasarkan pemilikya

a.    Lembaga Pemerintahan

Ø  Arsip Nasional Republik Indonesia

Ø  Arsip Nasional Daerah

b.    Instansi Pemerintah/Swasta

Ø  Arsip primer dan arsip sekunder

Ø  Arsip sentral dan arsip unit

4.    Jenis arsip berdasarkan sifatnya

Ø  Arsip rahasia

Ø  Arsip sangat penting

Ø  Arsip penting

Ø  Arsip tidak penting

Ø  Arsip biasa

5.    Jenis arsip berdasarkan fungsinya

Ø  Arsip dinamis

Ø  Arsip statis

  D.   NILAI GUNA ARSIP

        a. Nilai penerang

       b. Nilai yuridiS

       c. Nilai historis

       d. Nilai ilmiAH

       e. Nilai hokum

   f. Nilai guna fiscal

  

E. PENGERTIAN KEARSIPAN

Pengertian kearsipan adalah proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

F.   JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN

    Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan.

      Fungsi peralatan kearsipan :

a.    Sebagai sarana penyimpanan arsip

b. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan

c.    Sebagai alat pelindung arsip

Macam-macam peralatan kearsipan :

a.    Filing cabinet

b.    Rotary (alat penyimpan berputar)

c.    Lemari arsip

d.    Rak arsip

e.    Map arsip

Ø  Stopmap folio

Ø  Map snelhecter

Ø  Folder

Ø  Hanging folder

f.    Guide

g.    Ordner

h.    Stapler

i.     Perforator

j.     Numerator

k.    Kotak/box

l.      Alat sortir

m.   Label

n.    Tickler file

o.    Cardex cabinet

p.    Rak/laci kartu

q.    Alat penyimpanan khusus]

       

 

JADILAH DIRI SENDIRI

Gampang-gampang susah menjadi diri sendiri, yang punya kelebihan dan keunikan disbanding orang lain. Namun, faktanya, Anda bisa menjadi diri sendiri ; Anda bisa memilliki kelebihan di bidang yang Anda geluti, dan memancarkan keunikan karena Anda berbeda dari orang lain. Bagaiman Anda bisa menjadi diri sendiri, sehingga menjadi pribadi yang menyenangkan ?

•    Syukuri apa pun keadaan Anda saat ini ! Siapa pun Anda, sebagai manusia, Anda dikaruniai keunikan, kelebihan, dan talenta untuk hidup dan berkembang. Dan Anda, harus mensyukurinya, lalu menggunakan karunia itu untuk menciptakan keberhasilan dan kebahagiaan dengan cara Anda sendiri. Bila Anda senantiasa bersyukur dan menjadi diri sendiri, orang lain akan senang berinteraksi dengan Anda.

•    Yakinlah pada apa yang Anda perbuat ! Selama perbuatan Anda itu baik dan memancarkan kasih pada sesame, kenapa Anda harus takut memulainya ? Yakin pada apa yang Anda perbuat akan memudahkan Anda menjadi diri sendiri. Anda tidak akan memerlukan banyak pertimbangan dari orang lain, karena Anda mempu mempertimbangkan dengan matang sesuai keinginan Anda.

•    Miliki standar penilaian untuk diri sendiri ! Orang yang tepat untuk menilai diri Anda adalah Anda sendiri. Orang lain memang dapat menilai Anda, namun ketepatannya tidaklah sama bila Anda yang menilai diri sendiri. Ini karena Anda sangat mengenal  “ siapa diri Anda yang sesungguhnya “. Bila Anda memiliki standar penilaian untuk diri sendiri, otomatis Anda mudah menjadi diri sendiri. Tidak pernah mengandalkan penilaian orang lain akan mempengaruhi jalan kesuksesan Anda. Andalah penentu jalan keberhasilan itu dan Anda pula yang memiliki cara untuk mewujudkannya. Orang lain hanya menjadi bagian yang berdiri di luar jalan kesuksesan Anda., sehingga mereka tidak dapat mengganggu Anda.
  
  
  Sumber : Buku “ Pribadi yang Menyenangkan “ karya Herry Prasetyo

 

Oleh : Ferawati Ayu Kurniawati

Mungkin, Anda pernah berpikir mengapa sih hidup saya seperti ini ? Kehidupan manusia memang tidak bisa ditebak, ada saatnya kita di atas dan ada saatnya kita berada di bawah. Namun, itu tergantung pada diri kita dalam menyikapinya. Walaupun begitu kita harus tetap berusaha, berdoa, dan ikhtiar, karena Tuhan tidak akan memberikan ujian diluar kemampunan manusia.

Apalagi jika kita dihadapkan pada dua pilihan yang sulit, ya mau tidak mau kita harus memilih salah satu walaupun pilihan itu tidak sesuai dengan keinginan kita. Mungkin, hal itu merupakan langkah awal kita dalam meraih kesuksesan. Apa pun yang kita lakukan pada saat ini pasti akan mendapat balasan suatu saat nanti.

Mungkin, saat ini kita harus prihatin terlebih dahulu, walaupun dalam keadaan serba minim, kita harus tetap semangat dalam menjalani kehidupan, suatu saat pasti kehidupan kita akan  berubah. Tunjukkan kepada dunia bahwa kita pasti bisa.

Dan ingat, manusia hidup jangan selalu melihat ke atas, tapi lihatlah ke bawah karena masih banyak orang yang lebih menderita dari kita. Kita harus selalu besyukur terhadap apa yang diberikan Tuhan kepada kita, karena dengan kenikmatan itu, kita bisa menjalani kehidupan ini dengan baik walau dalam keadaan serba kekurangan. Kita sebagai seorang pelajar juga harus tetap bersyukur karena kita masih bisa mengenyam pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi, karena masih banyak teman-teman kita yang kurang beruntung tidak bisa mengenyam pendidikan.

Dalam kehidupan ini, manusia pasti mengalami suatu masa dimana manusia diberi kegagalan yang berulang kali sehingga dirinya merasa putus asa dengan keadaan tersebut. Tapi, ingatlah bahwa kesuksesan seseorang tidak didapat dengan jalan yang mudah, tetapi melalui jalan yang penuh dengan tantangan yang berat yang menguji mental seseorang, karena kesuksesan dimulai dari hal-hal kecil yang kita jalani saat ini.

Semangat dan motivasi dari dalam diri kita sendiri itulah yang membuat kita menjadi orang yang kuat dan tidak mudah menyerah. Dan kita harus tetap fokus pada tujuan yang ingin kita capai, dan berusahalah menjadi orang yang bermanfaat bagi orang-orang di sekitar Anda.