MENETAPKAN KEBUTUHAN BAHAN DAN ALAT KEARSIPAN

         a. pengertian arsip

      Secara etimologi kata “arsip” berasal dari :

1.     Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu

2.    Bahasa Latin, yaitu felum (bundle) yang artinya tali atau benang

3.    Bahasa Inggris, yaitu archieve artinya kumpulan warkat;”record” artinya catatan; dan “file” artinya sekumpulan informasi/warkat

4.    Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat

5.    Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat

Dari pengertian di atas, arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media computer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

         B. SYARAT-SYARAT ARSIP

Syarat-syarat arsip : 

1.     Mempunyai arti

2.    Mempunyai kegunaan

3.    Disimpan dengan teratur

          C. JENIS-JENIS ARSIP

1.     Jenis arsip berdasarkan bentu fisiknya

a.    Arsip berbentuk lembaran

b.    Arsip tidak berbentuk lembaran

2.    Jenis arsip berdasarkan masalahnya

a.    Financial record

b.    Inventory record

c.    Personal record

d.    Sales record

e.    Production record

3.    Jenis arsip berdasarkan pemilikya

a.    Lembaga Pemerintahan

Ø  Arsip Nasional Republik Indonesia

Ø  Arsip Nasional Daerah

b.    Instansi Pemerintah/Swasta

Ø  Arsip primer dan arsip sekunder

Ø  Arsip sentral dan arsip unit

4.    Jenis arsip berdasarkan sifatnya

Ø  Arsip rahasia

Ø  Arsip sangat penting

Ø  Arsip penting

Ø  Arsip tidak penting

Ø  Arsip biasa

5.    Jenis arsip berdasarkan fungsinya

Ø  Arsip dinamis

Ø  Arsip statis

  D.   NILAI GUNA ARSIP

        a. Nilai penerang

       b. Nilai yuridiS

       c. Nilai historis

       d. Nilai ilmiAH

       e. Nilai hokum

   f. Nilai guna fiscal

  

E. PENGERTIAN KEARSIPAN

Pengertian kearsipan adalah proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

F.   JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN

    Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan.

      Fungsi peralatan kearsipan :

a.    Sebagai sarana penyimpanan arsip

b. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan

c.    Sebagai alat pelindung arsip

Macam-macam peralatan kearsipan :

a.    Filing cabinet

b.    Rotary (alat penyimpan berputar)

c.    Lemari arsip

d.    Rak arsip

e.    Map arsip

Ø  Stopmap folio

Ø  Map snelhecter

Ø  Folder

Ø  Hanging folder

f.    Guide

g.    Ordner

h.    Stapler

i.     Perforator

j.     Numerator

k.    Kotak/box

l.      Alat sortir

m.   Label

n.    Tickler file

o.    Cardex cabinet

p.    Rak/laci kartu

q.    Alat penyimpanan khusus]