MELAKUKAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

1     a.  Mencari Informasi

  Dalam pengolahan data menjadi sebuah informasi, langkah pertama yang harus dilakukan adalah pengumpulan data. Pengumpulan data dapat dilakukan dengan berbagai cara, missal dengan observasi (pengamatan), angket dan lainnya.

2   b. Memilah dan Menyimpan Informasi

   Setelah data-data untuk informasi tersebut ditetapkan, langkah selanjutnya adalah memilah data tersebut, yaitu mengambil data-data yang dianggap actual, terpercaya dan up to date. Sehingga data-data yang tidak diperlukan dapat disisihkan dari data yang akan diambil.

  Data-data yang dianggap perlu, dikelompokkan kemudian disimpan, ingat dalam penyimpanan harus memperhatikan aspek pengarsipan, sehingga jika diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

3   c. Pengolahan Informasi menjadi Informasi Baru

   Dari data-data yang telah disimpan, dapat dibedakan menjadi sebagai berikut :
   a. Data informasi yang langsung dapat ditampilkan
   b. Data informasi yang harus diolah dulu, baru bisa tampil menjadi informasi baru

   Mengolah data untuk menjadi sebuah informasi baru, dapat dilakukan dengan pengeditan, penambahan,  pengonversian, penggabungan dari banyak data dan sebagainya.

4   d. Mengelola Informasi

   Data yang telah diolah tersebut, akan menjadi sebuah informasi baru, dan dapat dipresentasikan dalam bentuk apapun. Sebagai contoh dalam format PDF, atau dengan menggunakan Ms. Powerpoint, bahkan secara lisan, karena sebuah informasi aktif, jauh lebih berharga dari informasi pasif.

5   e. Sistem Informasi

  Sistem informasi merupaka sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.

   Sistem informasi berbasisi komputer mengandung arti bahwa computer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah sistem informasi memang tidak harus menggunakan komputer.

   Terbentuknya sistem informasi yang akurat untuk membantu setiap pengambilan keputusan. Di tengah lajunya kemajuan industry yang berbasis teknologi telekomunikasi dan informatika, informasi yang cepat dan akurat semakin menjadi kebutuhan pokok para decission maker. Informasi merupakan kebutuhan dasar yang diperlukan oleh setiap manajemen untuk melakukakan pengambilan keputusan. Sedangkan, suatu sistem informasi bertujuan untuk memasok segala kebutuhan informasi bagi mereka yang membutuhkannya. Sistem informasi yang tepat akan membantu kebijakan level manajerial dalam hal program-program dan rencana-rencana operasional serta sasaran yang akan dicapai, misalnya oleh organisasi atau perusahaan.

6   f. Metode

Ada beberapa metode pengumpulan data, yaitu : 

a.       Observasi

Adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan.

Kelebihan teknik observasi adalah sebagai berikut :

1.   Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai keandalan yang tinggi

2.   Penganalisis melalui observasi dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan.

3.  Dengan observasi, penganalisis dapat menggambarkan lingkungannya fisik dari kegiatan-kegiatan

b.      Metode wawancara

Wawancara adalah suatu percakapan langsung dengan tujuan-tujuang tertentu dengan menggunakan format tanya jawab yang terencana.

Wawancara memungkinkan analis sistem mendengar tujuan-tujuan, perasaan, pendapat dan prosedur-prosedur informasi dalam wawancara dengan para pembuat keputusan organisasional.

Keuntungan dari metode wawancara adalah sebagai berikut :

a.    Data yang dikumpulkan lebih teliti

b.    Penelitian dapat dilakukan pada daerah yang luas

Berikut langkah-langkah untuk persiapan wawancara :
a.  Membaca materi latar belakang
b.  Menetapkan tujuan wawancara
c.  Memutuskan siapa yang akan diwawancarai 
d.  Menyiapkan orang yang diwawancarai
e.  Menentukan jenis dan struktur pertanyaan